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「速度」怎麼幫助企業增加競爭力,前Google應用程式總裁的2點建議!

2017-02-21

前Google 應用程式總裁Dave Girouard離開Google後,創立了個人理財投資公司Upstart。根據他在矽谷的多年經驗,Girouard說:「領導人都需具備『速度』這樣決定性的特質,幫助公司成功。」

本文三大重點:1. 「速度」是企業的成功武器。 2.「決策」要迅速果決。3. 「執行」要迅速獨立。

 

本文獲First Round Review授權進行編譯,原文為《Speed as a Habit

 

1.「速度」是企業的成功武器

Girouard提到,對科技產業來說,「速度」極為重要,尤其在產品開發的過程中,迅速敏捷更是不可或缺的特質 。但是,人們忽略了其實 「速度」對其他產業也同樣重要。「速度」不只影響產品開發,「速度」同樣也影響決策和執行等領域

Girouard更說,雖然大家明白「速度」越快越好,但相對地,卻很少有資料告訴企業培養「速度」的概念,忽略了「速度」跟其他好習慣一樣,都是需要長期努力養成的。因此,Giroaurd相信,只要努力透過長期的培養,公司內部,舉凡創辦人、主管或是一般員工,都能夠快速、有效率地工作讓公司運作順利。隨著團隊中有越來越多人變得有效率,公司便要獎勵員工、提供津貼、拔擢升遷,如此一來,員工對公司忠誠,也能鞏固公司,進而讓公司更有競爭力。

什麼原因造成公司沒有效率? Girouard分析後指出,當面臨「決策」和「執行」時,公司的「速度」往往會慢下來。因此,要提升公司效率,在決策和執行時,更要讓過程迅速且果斷, 才不會讓公司失去競爭力!

 

2.「決策」要迅速果決

決策往往浪費公司絕大部分的時間。Girouaurd說,「何時」完成決策比起下了「什麼」決策重要更多

若要避免浪費時間,在每次決策前,都要思考,這項決議值得花多少時間和精力完成,什麼時候該完成這件事,而團隊中誰應該投入心思在這項議題上,當公司團隊將這些方面都考慮且有答案後,這間公司便培養了「速度」!但是,有些較為複雜的議題是不用急於決定的,否則可能會造成公司損害。

Girouaurd在Google工作時,時任Google執行長的Eric Schmidt總是會確立「決策何時應該完成」,給予團隊合理的時間思考,但也不會讓訂好的期限受到任意拖延。Girouaurd補充,Google的兩位創辦人Larry Page和 Sergey Brin親力親為,參與每項決策,沒人可以單一決定公司政策。這原本可能延宕公司的效率,但因為Schmidt制定的完成期限,Google並沒有因此失去它的「速度」。如今,它是全球最具競爭力的公司之一!

另一個例子是Girouaurd自己的個人投資理財公司Upstart。每天,公司內部都必須完成好幾項重大決策。團隊相信,完成決策時,快速完成比緩慢完成好,即使可能是激進的決定,也比沒有任何決定來得好。Girouaurd觀察公司所有完成的決策,他發現,的確有些決策值得花上數日的研究和討論,但絕大部分的事情,只需要不到十分鐘就能決定!

關於「決策」不可忘記的一件事是,決策不應該是由上到下,由主管獨自完成所有決定!Girouaurd就說,從他多年的領導經驗,他不再告訴員工他的看法最正確,而是聽取大家有什麼想法,還要暸解,若是當他們站在領導人的位置,他們會怎麼有什麼看法。切記,聽取不同意見是為了加快決策的速度,而不是為了獲得大家的共識,因為共識將會限制大家的不同想法,反而看不見事情的癥結點。

除了聽取團隊意見,領導人仍須適時介入討論,讓決策得以完成。有時,員工也會希望領導人跳出來承擔決策的責任。領導人應該在討論陷入停滯,員工感到疲憊時,跳出來帶領討論、達成決策,這樣一來,員工不會感到不被尊重,認為領導人過於急躁地想得到結果,反而會覺得領導人願意給予員工時間,也願意承擔責任。

Google的創辦人Larry Page就是一個好例子!Page在討論時,總會問員工:「我們何不這麼做呢?為什麼我們不能更有效率呢?我們應該可以比原本的方法做得更好!」當他提出這些問題後,他會停下來了解員工的反應,看看大家能不能接受,如此一來,他可以領導員工得到結論,卻不會讓員工感到壓迫。從他的例子也可以了解,只要不是未經考慮的決定,「決策」一定要迅速果決!

 

3.「執行」要迅速獨立

雖然不用每件事「現在」就執行完成,不過,對於關鍵的產品,「速度」是最重要的成敗因素。但是,領導人不用過度給員工壓力,而是要適時提醒員工,「如果要完成任務,今天比明天要好!現在開始比晚點開始要好」久而久之,這個好習慣可以加快公司整體的速度,因為大家知道效率的重要性!

Girouaurd說了一個關於他朋友Sabih Khan的故事!2008年,Khan時任職於蘋果的業務營運部門(Operations at Apple),在一次與當時的執行長庫克開會時,Khan告訴庫克,蘋果在中國的生產發生嚴重的問題,而庫克說:「這個情況太糟糕了,應該趕緊過去處理。」Khan又跟庫克繼續聊了三十分鐘,討論著其他話題,這時,庫克看著Khan說:「你怎麼還跟我站在這裡呢?」Khan了解庫克希望他能夠自己前往處理這個危機,而非在把事情交代給其他人,Khan立刻去機場,搭了前往中國班機,最後,問題順利而且快速地解決了!

Girouaurd繼續說,千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分,不要用連續性的思維來工作,要用平行的方式思考,各自執行自己的任務

為了要讓任務能夠分頭進行,使團隊能夠更有效率執行任務,Girouaurd提出了以下三種方法:簡單化議題、正確利用競爭、獲得團隊支持。

 

A.簡單化議題

Girouaurd過去在Google工作時,有次,為了解決企業官方ID(enterprise app identities)和一般用戶ID的衝突,他的團隊開發了一個新的計劃,但是,這個計畫過度複雜,導致每次開會時,他的團隊都要花上三十分鐘複習前次開會的內容。這個計畫的進度緩慢,而它的複雜度,也使得團隊人人壞了情緒。 所以,在開始每個計畫之前,如果能先處理每件計畫的重點,這樣就可以為剩下的瑣碎部分節省約90%的時間,不再需要浪費時間討論瑣碎的部分。

如果團隊中有人可以評估、找出、解決每項議題中最為複雜的部分,這樣其他人便可以更安心、自信地做好工作。最常見的是,員工想要揣測創辦人或執行長會怎麼處理事情,但是,這樣只會增加心理負擔,不要去揣測領導人的想法,有問題就直接問,不要做到最後才發現一切徒勞無功。

 

B.正確利用競爭

告知團隊競爭對手的現況,可以激勵團隊快速來完成計畫!不過,身為一位領導人,就必須了解自己的員工是否因為過度擔憂對手搶得先機,而加快速度,還是,他們其實沒有過度緊張。如果答案是後者,那領導人便可以利用競爭,來提升員工執行任務的效率。

Girouaurd在經營Upstart時,便經常採用這個方式。他的公司團隊總是提醒自己,當他們認真研究某項策略時,他們的對手可能也同樣認真地研究他們還沒發覺的主意,所以,他們必須時時保持警覺心!

雖然很多人說,不應該在乎競爭,但是,透過瞭解競爭、明白對手動向,才能刺激自身,讓公司能在競爭市場保持該有的「速度」,保有競爭力!

 

C.獲得團隊支持

當公司已經完成決策後,便要開始說服員工為同一個目標努力,將該目標視為優先任務! 領導人可以如何說服員工?要說服員工的方式是有很多,例如:告訴員工,對手的速度比他們快,這樣可以激起想要超前對手的動力;告訴員工,其他人的工作負荷過大,需要一同分擔,激起同理心。

不論選擇哪種說服方式,Girouard說,要記得常常問自己,「可否讓我瞭解,為何這件事需要花很長的時間?有什麼方法是我們可以幫忙,或讓事情更有效率的?」領導人一定要暸解員工做事背後的原因,了解他們為什麼花這麼多時間來執行,而不是不明究理地要求員工加快速度。一旦瞭解了原因,而他們的做法也能夠奏效,記得要跟他們的主管讚揚他們的行為。這樣,員工才會對公司忠心,願意為了共同的目標努力!

 

人們普遍相信,「速度」代表著品質不好。這句話只有部分正確,沒錯,我們無法強迫創新的想法立刻就出現,即使是天才也需要時間醞釀好點子,但Girouard認為,即使有部分正確,這種案例也屬於少數。「速度」和「品質」並不會相互抵換,不是選擇哪個,另一個便無法做到的。企業千萬不能失去「速度」,否則一旦沒了效率,同樣地,企業也沒了競爭力

Dave Girouard從他多年的職場經驗,體驗出「速度」對企業的重要性,並指出企業在「決策」和「執行」時,最容易沒有效率,因此,他建議領導人要能帶領員工、找出延宕計畫的原因,才能使企業工作更有效率。

 

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