大師智慧

Elon Musk怎麼寫 email?學習他這 4 個秘訣,在不可能中找到成功的方法

2018-04-06

今年二月,太空企業SpaceX發射Falcon Heavy火箭,把Roadster跑車送上太空的創舉再度吸引全球目光。執行長Elon Musk身兼多家創新企業的管理者,是怎麼度過他的一天?又是哪些習慣讓他可以在日理萬機的繁忙工作中,仍然保持高超的效率帶領所有員工保持前進的動力?

 

本文四大重點:1. 專注在重要的事、動手解決實際問題。 2. 打破砂鍋問到底、不被過往經驗侷限,帶領SpaceX從無到有打造出世界第一的火箭。 3. 好的溝通從寫好的電子郵件開始。 4. 如果滿分是100分,目標就要設在120分!不滿現況才能保持領先。

 

創新點:設定高標準、不被經驗侷限,把每個問題都當作初次見面來對待。

 

1. 專注在重要的事、動手解決實際問題

對身兼多間公司決策者的Musk來說,每天最重要的工作就是回覆成堆等待裁示的電郵。若不在每天一開始就為員工搬開擋住去路的石頭,多浪費一秒都可能錯過稍縱即逝的機會。

 

(圖片擷取:Pixabay)

 

每天早上七點,Musk會花半小時回覆郵件,之後才繼續自己一天的行程。在Musk密密麻麻的行事曆裡,填滿了以五分鐘為最小單位的小任務;運用類似番茄鐘工作法的原理設定時間限制,幫助大腦聚焦在真正重要的訊息,過濾沒有意義的雜訊,專注於達成整天的目標

此外,暫時關掉行動裝置的提示訊息、用電郵取代非必要的冗長會議、嘗試遠端工作也都是提升專注力有效的方式。

緊繃的行程讓Musk必須時常檢討自己利用時間的方式,不停思考如何在相同的時間下做得更多更好。

無論是SpaceX的火箭或是Tesla的電動車,都沒有前人的經驗可以參考。因此在生產過程中遭遇各種大小麻煩是家常便飯。而這種狀況也影響了Musk的時間分配,他把80%的時間花在突破這些生產的瓶頸:「我把大部分的時間用在解決工程和製造方面的實務問題,而不是待在原地規畫願景、紙上談兵。」

因為在追求夢想的路上,「築夢」比「作夢」來得更重要

(同場加映:什麼都做一定通通平庸,「地表最強咖啡」教我們:專注在一點,成為最強!並把自己的強項,變成新時代的「生活態度」)

 

2.打破砂鍋問到底、不被過往經驗侷限,帶領SpaceX從無到有打造出世界第一的火箭

2002年開始,Musk為了實現把人類送上火星的夢想,他開始走訪全世界的太空設備製造商,尋找可能的合作對象。不過繞了地球一圈後,他驚訝地發現一架火箭的售價竟高達6500萬美金。

 

圖說:Falcon 9 火箭發射 (圖片擷取:Official SpaceX Photos)

 

理解到夢想原來這麼貴,Musk打算乾脆自己來。但自己做真的比較划算嗎?雖然以往的經歷與航太科技完全沒有關聯,但他開始一邊自問自答、一邊蒐集資訊:

「火箭是用什麼做的?」

「航太等級的鋁合金,加上一些鈦金屬、銅、碳纖維等等。」

「這些材料為什麼這麼貴?」

「製造過程經過許多次加工、運輸,增加許多看不見的成本。」

「如果從上游大批購買原料再自己加工,會不會更便宜?」

大略計算後,材料成本只佔了整隻火箭的2%!他決定放棄購買現成火箭,成立SpaceX開始實現人類的火星夢。幾年之後,SpaceX成功地把製造火箭的成本大幅降低十倍。

前述的思考過程,應用的正是Musk在許多場合都曾提到的「第一定理」,也是他用來應付複雜挑戰的秘密武器。

簡單來說,「第一定理」就是把複雜的問題不停拆解,直到用現有知識可以解決的規模,最後再化零為整歸納出解決方案。

Musk曾說,要把每個問題都當作第一次遇到,從頭開始分析。因為過度依賴過往經驗容易形成「想當然耳」的主觀判斷而忽略客觀事實,陷入「專家盲點」導致錯誤的結果。參考過去經驗能幫我們避免犯相同的錯,卻不保證能再次成功。

 

(圖片擷取:Pixabay)

 

要把第一定理運用得好,先決條件是具備龐大的知識庫,這有賴於多元的學習。

Musk年輕時每天閱讀兩本書,龐大的閱讀量讓他建立起橫跨科學、工程、管理等領域的跨界知識。把每個領域想像成一棵樹,先從由最基本的理論(樹根、主幹)開始學起,隨後再往細節、應用(枝葉)擴張範圍。

讀書之外,另一個有效的學習方式是找到專家、問對的問題。SpaceX的資深員工Kevin Brogan回憶起Musk「熱情」的學習態度:「一開始我以為Musk在質疑我是不是真的懂這些技術。但後來我發現,他不停拋出一連串的問題是為了和你學習,直到他掌握了九成你懂的東西。」

 

3. 好的溝通從寫好的電子郵件開始

用電子郵件進行溝通是Musk最自豪的技能,他常用電郵進行內部溝通,分享公司未來的願景和目標,以及督促員工提高自己的生產力。

 

(圖片擷取:Pixabay)

 

經常用電郵和員工分享未來目標的目的是為了增加動力:「如果讓人們確實理解他們的目標,以及達成目標的重要性,他們會做得更好且樂在其中。」

相對地,看到不好的工作習慣,Musk也會直接表明。SpaceX內部曾發生縮寫字氾濫的現象,於是Musk就寫了這封「別再用意義不明的縮寫字了」給所有員工,內容清楚地說明為何意義不明的縮寫字會造成別人的困擾、宣布不准再用未經核准的字彙以及適用的範圍等等。

那麼,一封好的郵件該怎麼寫呢?

儘可能簡短內容,減少會令人困惑的用詞,如「我感覺…」、「可能…」以避免誤會;若內容較多,把重點寫在第一行、同時把人名、待辦事項以粗體標示。此外,若要轉寄電郵,記得提出重點條列在信件開頭,千萬不要寫個「FYR(for your reference)」就隨便把信轉寄出去。

 

4. 如果滿分是100分,目標就要設在120分!不滿現況才能保持領先

在員工的眼中,Musk最「惡名昭彰」的習慣是為每個專案設定看似不可能的目標與期限。

關於這點,前SpaceX主管有個傳神的比喻:「Musk想做一輛省油的車,只要一桶油就可以橫跨美國從洛杉磯跑到紐約(4500公里)。經過一年的努力,我們雖然無法在期限內達成這個瘋狂的目標,但我們都覺得這部車要跑到拉斯維加斯(434公里)應該沒問題。但沒想到,最後我們一路抵達新墨西哥(1411公里)!」

 

圖說:Roadster電動跑車 (圖片擷取:Tesla)

 

事實上,Tesla電動跑車的成名之作「Roadster」原本預計在2006年上市,但中間經過幾次延遲,直到2008年才真正問世。雖然比預計的時間晚了2年,但Roadster仍然是世界上第一部純電動跑車。

Musk之所以為團隊設立高標準,是為了強迫他們脫離舒適區。如果只是日復一日重複熟悉的事物,只會讓團隊停滯不前。關於期限,他是這麼想的:「通常我說的話都會實現,也許不一定能準時,但它總有實現的一天。」

2004年,Musk向供應商詢價一個火箭零件的價格,廠商給了12萬美金的報價。

Musk又再次施展了第一定理的威力,把所有零件拆解,要求負責專案的工程師Steve Davis用5000美元的預算做出一樣的東西。9個月後,Davis只用了3900美元搞定了這顆用在Falcon 1火箭上的重要零件。

在高速變化的時代,永遠不能滿足於現況,因為對手不會停止尋找比你更好、更快、更便宜的方法達成目標。只能堅持不斷嘗試、失敗、修正,從失敗中學習直到找到對的方法。如同Musk所說:「雖然我還不知道該如何才能成功,但我知道怎麼做不會成功。」

(同場加映:為什麼自己訂的目標這麼難達成?史丹佛大學的台灣教授傳授祕訣:用「動態目標」克服自己的人性弱點,達成目標就近在眼前!)

 

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參考資料:

1. Elon Musk’s “3-Step” First Principles Thinking: How to Think and Solve Difficult Problems Like a Genius.

2. The Falcon Heavy is an absurdly low-cost heavy lift rocket

3. Elon Musk Incredible Speech – Motivational video By MulliganBrothers

4. Elon Musk: How I Became The Real ‘Iron Man’

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